La Société immobilière Arcturus et ses sociétés affiliées (« Arcturus ») reconnaissent l'importance de la confidentialité et de la nature délicate des renseignements personnels. Cette politique de confidentialité définit comment nous traitons vos renseignements personnels, qu'ils soient reçus par écrit, par téléphone ou en ligne. L'utilisation de notre site Web constitue l'acceptation de cette politique de confidentialité.
Motifs de la collecte et de la mise à jour des renseignements personnels
La collecte de renseignements personnels est essentielle au rôle de gestionnaire immobilier d'Arcturus. Dans de telles circonstances, sans la collecte de renseignements personnels, nous ne pourrions pas vous offrir nos services ni administrer notre base de données de clients.
Nature des renseignements personnels recueillis
Les « renseignements personnels » sont des renseignements qui ne sont pas accessibles au public et qui permettent de reconnaître un individu ou de l'identifier par déduction. Par exemple, dans la prestation de certains aspects de ses services de gestion immobilière et de gestion des installations, Arcturus recueille les noms, les adresses postales, les numéros de téléphone et les adresses courriel d'individus. Veuillez prendre note que les « renseignements personnels » n'incluent pas l'information globale utilisée à des fins statistiques qui ne permettent pas d'identifier un individu, l'information sur une visite de notre site Web qui n'est pas liée à un individu, l'information sur le système d'exploitation et le logiciel de navigation d'un ordinateur (cette information technique est vérifiée pour s'assurer que notre site Web est optimisé de façon à servir nos clients) ni le nom, le poste ou l'adresse professionnelle, ou le numéro de téléphone d'un employé d'un organisme.
Procédure de collecte des renseignements personnels
Lorsque cela est possible, Arcturus recueille directement les renseignements personnels par le biais de demandes, de formulaires et d'autres documents similaires.
Consentement
Dans la majorité des cas, Arcturus obtient le consentement écrit à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels. Dans certains cas limités, Arcturus peut accepter un consentement verbal. Le consentement peut également être implicite du fait de votre conduite envers nous. Le consentement peut être refusé en tout temps en suivant les directives à la fin de la présente politique.
Utilisation et divulgation des renseignements personnels
Arcturus et ses partenaires d'affaires protégeront la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont fournis. Tous les partenaires d'affaires d'Arcturus sont tenus d'assurer un niveau de protection de la confidentialité comparable à celui assuré dans la présente politique et ne peuvent pas utiliser ces renseignements à d'autres fins. Arcturus ne vend, ne loue ni n'échange de renseignements personnels.
Arcturus conserve les renseignements personnels pendant une période de temps raisonnable selon le cas et les supprime quand ils ne sont plus nécessaires.
Arcturus divulguera des renseignements personnels :
- si la loi l'exige ou le permet;
- si le consentement a été obtenu;
- si cela est nécessaire pour déterminer ou percevoir des droits.
Mesures de protection
Arcturus prend les mesures appropriées pour assurer que vos renseignements personnels sont protégés contre l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés. Les mesures que nous avons mises en place pour protéger vos renseignements personnels comprennent :
- la sécurité des locaux;
- l'accès aux renseignements personnels limité aux personnes qui en ont besoin;
- la mise en place de mesures de protection technologiques comme des logiciels de protection et des pare-feux afin de prévenir le piratage informatique ou l'accès non autorisé aux ordinateurs;
- la mise en place de mots de passe et de politiques de sécurité à l'interne;
- la destruction sécuritaire des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires;
- la sélection et la formation du personnel ainsi que des ententes contractuelles appropriées pour protéger les renseignements personnels.
Toutefois, Arcturus ne peut pas garantir que des pertes, des mauvaises utilisations ou des utilisations non autorisées ne se produiront pas.
Mise à jour des renseignements
Si vos renseignements personnels ou les renseignements relatifs à votre organisme doivent être modifiés, veuillez communiquer avec Arcturus en suivant le processus décrit à la fin de la présente politique.
Consultation et correction des renseignements personnels
Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou demander qu'une correction y soit apportée ou qu'Arcturus supprime des renseignements sur vous ou votre organisme, communiquez avec nous en suivant le processus décrit à la fin de la présente politique. Des renseignements sommaires sont disponibles sur demande et Arcturus essaiera de répondre dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Pour les demandes plus précises qui impliquent des déboursés pour la récupération ou l'archivage de l'information, des frais courants de services professionnels pourraient être exigés.
Arcturus essaie de s'assurer que les renseignements personnels qu'elle conserve sont exacts, complets et à jour pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Si nous détenons de l'information sur vous ou votre organisme qui est inexacte, incomplète ou périmée, nous prendrons les mesures raisonnables pour la corriger.
Refus d'accès aux renseignements personnels
Nous pouvons refuser l'accès aux renseignements personnels :
- si le refus d'accès est exigé ou autorisé par la loi;
- si les renseignements sont liés à des procédures judiciaires actuelles ou prévues contre vous ou votre organisme;
- si les renseignements découlent d'un processus de règlement officiel, y compris une affaire judicaire;
- si l'accès à vos renseignements aura un impact déraisonnable sur le respect de la vie privée, la sécurité ou les renseignements exclusifs d'une autre personne;
- pour protéger les droits et la propriété d'Arcturus;
- si la demande est futile ou contrariante ou si elle génère des coûts prohibitifs.
Si nous refusons votre demande de consultation ou de correction de vos renseignements personnels, nous le ferons par écrit pour vous en préciser la raison.
Communications
Vous devriez savoir que toute voie de communication, comme le courriel, n'est pas sécuritaire à 100 % et devriez en être conscient quand vous nous communiquez des renseignements personnels ou confidentiels par ce moyen.
Site Web
Pour votre commodité, notre site Web peut comporter des liens vers d'autres sites, qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. L'accès à notre site Web ou un hyperlien vers celui-ci peut également se trouver sur d'autres sites, y compris des sites de réseaux d'achats en ligne de tierces parties. Cependant, nous n'avons pas examiné les pratiques de confidentialité ou le contenu de ces sites et n'en sommes pas responsables. Leurs politiques et leurs protections peuvent différer de celles d'Arcturus. Nous vous encourageons à examiner les pratiques en matière de protection de la vie privée de ces sites avant de les visiter.
Sur notre site Web, comme sur la majorité des autres sites Web commerciaux, nous pouvons surveiller les habitudes de transmission, l'utilisation du site et d'autres renseignements relatifs au site afin d'optimiser notre service Web. Nous pouvons fournir de l'information globale à des tiers mais ces statistiques n'incluent pas les renseignements personnels qui permettent de vous identifier.
Lorsque vous accédez à notre site Web, il se peut que nous utilisions un dispositif du navigateur appelé un « témoin » (qui consiste en un petit fichier informatique) afin de vérifier des données non identifiables sur les visiteurs de notre site et de mesurer les habitudes de transmission des visiteurs. Cela nous permet de tenir le meilleur site Web possible. Quand vous visitez notre site Web pour la première fois, le gestionnaire du site peut avoir implanté un programme qui crée un petit fichier informatique stocké dans notre disque dur. Nous nous assurons que le témoin contient uniquement l'information nécessaire qui nous permet de reconnaître les visiteurs qui n'en sont pas à leur première visite. Le témoin ne contient pas de renseignements personnels et nous ne combinerons pas l'information qui s'y trouve avec les renseignements personnels qui nous permettraient de vous identifier. Lors de vos prochaines visites, notre serveur communique avec votre ordinateur, lit le témoin, vous reconnaît et confirme que vous êtes un visiteur déjà inscrit. Notre serveur utilise cette information pour vous fournir un « raccourci » qui facilite votre visite pour qu'elle soit la plus rapide et la plus efficace possible.
La majorité des logiciels de navigation vous permet de supprimer les témoins. Vous devriez consulter votre FAI pour obtenir l'information sur la façon de les supprimer. Cela peut affecter votre capacité à personnaliser votre visite de notre site Web et à être reconnu ou peut ralentir le processus.
Modification de la politique de confidentialité
Comme nous révisons régulièrement l'ensemble de nos politiques et procédures, nous pouvons modifier notre politique de confidentialité selon les besoins. Une copie de ces modifications sera conservée dans nos dossiers à nos bureaux et nous les afficherons sur notre site. Quels que soient les changements que nous apportons à notre politique de confidentialité, nous utiliserons uniquement vos renseignements personnels conformément à la version de la politique de confidentialité en place au moment où vous les avez fournis, à moins d'un consentement de votre part.
Demandes d'accès
Pour poser une question, adresser une plainte ou avoir accès à vos renseignements personnels, veuillez écrire à notre Chef de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante :
Société immobilière Arcturus
425 Bloor Street East, Suite 400
Toronto (Ontario)
Canada M4W 3R4
Dernière mise à jour : 12 août 2009
