Politique de confidentialité

La Société immobilière Arcturus, membre du Brookfield Global Integrated Solutions Canda LP, reconnaît l’importance du respect de la vie privée et le caractère délicat des renseignements personnels. La présente politique expose dans ses grandes lignes la façon dont nous gérons les renseignements personnels, qu’ils aient été reçus par écrit, par voie téléphonique ou par Internet. L’utilisation du site Web de la Société immobilière Arcturus implique l’acceptation et l’approbation de la présente politique.

Pourquoi la Société immobilière Arcturus recueille-t-elle et conserve-t-elle des renseignements personnels?

La collecte de renseignements personnels fait partie intégrante du rôle de la Société immobilière Arcturus, en sa qualité de gestionnaire immobilier. En réalité, si nous ne recueillions pas de renseignements personnels, nous ne serions pas en mesure d’offrir nos services à des personnes ou des organismes, ni d’administrer les bases de données de nos clients.

Quels renseignements personnels sont recueillis?

On appelle « renseignements personnels » toute information qui n’est pas accessible au public et qui permet de connaître l’identité d’une personne, ou grâce à laquelle on pourrait déduire quelle est l’identité d’une personne. Ainsi, et dans le but d’exécuter certains aspects de ses services de gestion immobilière et de ses autres services, la Société immobilière Arcturus recueille les noms, les adresses postales, les numéros de téléphone et les adresses électroniques de personnes. Il est à remarquer que, par « renseignements personnels », on n’entend ni les renseignements compilés utilisés à des fins statistiques et ne permettant pas de connaître l’identité d’une personne, ni les renseignements relatifs à une visite sur un site Web qui ne sont pas associés à une personne, ni les renseignements relatifs au système d’exploitation ou au navigateur utilisés (nous recueillons ces renseignements techniques pour nous assurer que les sites Web de la Société immobilière Arcturus offrent des services optimisés à nos clients), ni non plus le nom, le titre ou l’adresse et le numéro de téléphone professionnels d’un employé d’une entreprise ou organisme.

Comment les renseignements personnels sont-ils recueillis?

Autant que possible, la Société immobilière Arcturus recueille les renseignements personnels de manière directe et active, par l’exécution d’applications, l’utilisation de formulaires et autres documents semblables.

Comment le consentement est-il obtenu?

Dans la plupart des cas, c’est par voie écrite que la Société immobilière Arcturus obtient le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Dans certaines circonstances limitées, il se pourrait que la Société immobilière Arcturus accepte un consentement oral ou que le consentement soit implicite à la conduite de la personne. La personne concernée peut retirer son consentement à n’importe quel moment en suivant les instructions données à la fin de la présente politique.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels

Les renseignements personnels fournis à la Société immobilière Arcturus resteront confidentiels et ne seront divulgués qu’à la Société immobilière Arcturus et ses filiales, ses agents et ses associés en affaires. Il est exigé de tous les agents agréés et de tous les associés en affaires de la Société immobilière Arcturus qu’ils offrent un niveau de protection des renseignements personnels comparable à celui qu’offre la présente politique. Il ne leur est pas permis d’utiliser les renseignements personnels à une quelconque autre fin. La Société immobilière Arcturus ne vend, ne loue ni ne négocie les renseignements personnels.

La Société immobilière Arcturus conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période où, selon les circonstances, ils s’avèrent raisonnablement nécessaires. Une fois que les renseignements personnels ne sont plus requis, ils sont éliminés.

La Société immobilière Arcturus divulguera des renseignements personnels :

  • si la loi le requiert ou l’autorise;
  • après avoir obtenu un consentement pour cette divulgation;
  • lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de recueillir une rétribution monétaire.

Garanties

La Société immobilière Arcturus protège les renseignements personnels en utilisant les mécanismes de sécurité appropriés pour empêcher l’accès, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou l’élimination non autorisés. Parmi les mesures prises pour protéger les renseignements, on peut citer les suivantes :

  • la sécurité des locaux;
  • la restriction de l’accès aux dossiers contenant des renseignements personnels aux seules personnes qui ont besoin d’en prendre connaissance;
  • le déploiement de mesures de protection de caractère technologique, telles que logiciels de sécurité et coupe-feu, dans le but d’empêcher les intrusions et accès non autorisés aux ordinateurs;
  • les politiques relatives aux mots de passe et à la sécurité internes;
  • l’élimination sécuritaire des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires;
  • la sélection préalable et la formation du personnel, jumelées à des ententes contractuelles visant à assurer la protection des renseignements personnels.

La Société immobilière Arcturus ne peut, toutefois, garantir que la perte, le mauvais usage ou l’utilisation non autorisée des renseignements personnels ne puisse se produire en aucun cas.

Mise à jour des renseignements

Pour aviser la Société immobilière Arcturus de changements à apporter aux renseignements personnels concernant une personne ou un organisme qui figurent actuellement dans un dossier en sa possession, il convient de prendre contact avec la Société immobilière Arcturus par la voie décrite à la fin de la présente politique.

Accès aux renseignements personnels et correction

Si vous désirez accéder à votre dossier, demander une correction ou demander à la Société immobilière Arcturus de ne pas continuer à conserver des renseignements personnels en sa possession vous concernant ou concernant votre organisme, prenez contact avec nous par la voie décrite à la fin de la présente politique. La Société immobilière Arcturus tentera de répondre aux demandes d’information simples dans les 30 jours de leur réception. Les demandes plus spécialisées, requérant des recherches dans les archives ou d’autres coûts de recherche, pourraient être sujettes au paiement de nos frais normaux de services professionnels et autres débours, et pourraient exiger un plus long délai de réponse.

La Société immobilière Arcturus cherche à garantir que les renseignements personnels en sa possession sont exacts, complets et à jour pour les fins auxquelles on les utilise. Si la Société immobilière Arcturus est en possession de renseignements vous concernant ou concernant votre organisme et qu’il est établi qu’ils sont inexacts, incomplets ou périmés, l’entreprise prendra les mesures raisonnables pour y apporter des corrections.

Refus d’accès aux renseignements personnels

Nous pourrions refuser l’accès aux renseignements personnels dans les cas suivants :

  • la loi requiert ou autorise que l’accès soit refusé;
  • les renseignements concernent des procédures judiciaires, en cours ou prévues, contre vous ou votre organisme;
  • les renseignements proviennent d’un processus officiel de règlement des différends, et notamment d’un procès en cour;
  • le fait d’autoriser l’accès pourrait avoir des conséquences excessives quant à la protection des renseignements personnels, la sécurité ou la protection de renseignements exclusifs d’intérêt commercial d’autres personnes;
  • les droits et les biens de la Société immobilière Arcturus doivent être protégés;
  • la demande est futile ou contrariante ou implique des coûts prohibitifs.

Si nous rejetons votre demande d’accès ou si nous refusons une demande de correction de renseignements, nous le ferons par écrit et nous en donnerons les motifs.

Communiquer avec nous

Vous devez savoir que certains canaux de communication, comme le courriel, ne sont pas sûrs à 100 %. Il faut que vous en soyez conscient lorsque vous communiquez avec nous par courriel pour nous envoyer des renseignements personnels ou confidentiels.

Site Web

Il se peut que, pour votre commodité, notre site Web offre des liens vers d’autres sites qui ne sont pas régis par la présente politique de confidentialité. Notre site pourrait aussi être référencé par d’autres sites, ou rendu accessible par des liens depuis d’autres sites, notamment des sites de réseaux tiers de transactions en ligne. N’ayant pas étudié le contenu ou les pratiques en matière de protection des renseignements personnels de ces sites, nous déclinons toute responsabilité à cet égard. Leurs politiques et protections peuvent différer de celles offertes par la Société immobilière Arcturus. Avant d’utiliser ces sites, nous vous encourageons à consulter et à étudier leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Comme c’est le cas pour la plupart des autres sites Web commerciaux, notre site Web pourrait nous permettre d’analyser les comportements des visiteurs, leur utilisation du site et d’autres informations relatives au site, dans l’objectif d’optimiser nos services en ligne. Nous pourrions fournir des renseignements compilés à des tierces parties, mais en aucun cas de telles statistiques ne comprendront des renseignements personnels permettant d’identifier une personne.

Lorsque vous interagissez avec notre site Web, il se peut que nous utilisions une fonction de navigation sous la forme d’un petit fichier connu sous le nom de « témoin » (« cookie »), afin de vérifier certains renseignements sur les visiteurs (sans connaître leur identité) et d’étudier leurs comportements. Cette pratique a pour objectif d’apporter constamment des améliorations à notre site Web. Lorsque vous visitez la première fois notre site Web, il se peut que le gestionnaire du site mette en œuvre un programme créant un petit fichier qui sera stocké sur le disque dur de votre ordinateur. Nous garantissons que nous n’inscrivons dans ce témoin que les renseignements nécessaires pour reconnaître les visiteurs lorsqu’ils reviennent sur le site. Le témoin ne contient pas de renseignements personnels et nous ne croisons pas l’information contenue dans le témoin avec des renseignements personnels qui nous permettraient de connaître votre identité. Grâce à ce témoin, lors de visites ultérieures sur notre site Web, notre serveur communiquera avec votre ordinateur, lira le témoin, le reconnaîtra et confirmera que vous êtes un visiteur revenant sur le site. Notre serveur utilisera cette information pour vous fournir un « raccourci » destiné à rendre plus rapide, plus efficace et plus agréable votre navigation sur notre site Web.

La plupart des logiciels de navigation vous permettent d’effacer les témoins. Veuillez consulter votre fournisseur d’accès à Internet pour savoir comment procéder. L’élimination des témoins pourrait avoir un effet sur notre capacité à personnaliser vos visites sur notre site Web ou pourrait ralentir l’exécution des pages.

Modifications à la politique de confidentialité

Étant donné que la Société immobilière Arcturus revoit régulièrement toutes ses politiques et procédures, nous pourrions, s’il y a lieu, apporter des modifications à notre politique relative à la protection des renseignements personnels. Une copie de toutes les modifications sera archivée dans nos dossiers et nous ferons part de ces changements sur notre site Web. Indépendamment de toute modification que nous pourrions apporter à notre politique de confidentialité, nous n’utiliserons vos renseignements personnels que conformément à la version de cette politique qui était en vigueur au moment où vous avez fourni ces renseignements, à moins que vous ne nous donniez votre consentement qu’il en soit autrement.
Demandes d’accès à vos renseignements personnels

Pour toute question, toute plainte ou toute demande d’accès à vos renseignements personnels, veuillez écrire à notre chef de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Société immobilière Arcturus
191 The West Mall
Toronto (Ontario)
Canada M9C 5K8
Dernière mise à jour : janvier 2017